お問い合わせフォーム営業の返信率アップのコツと例文を紹介

コツ１　個別アプローチをする

メールでの営業でも同じことが言えますが、多くの企業に送信されているような使い回しの文章では、顧客の気持ちを掴むことは出来ません。顧客の企業情報をリサーチした上で、個別のアプローチであることが伝わる内容のメッセージにしてください。「こちらに興味を持ち、リサーチをした上で連絡をしてきている」と感じられれば、前向きにメッセージを読んでもらえるでしょう。もちろん個別アプローチには多くの時間がかかりますので、メッセージの作成や送信作業を営業以外の担当が担ったり、外注したりするなどの工夫も必要です。

コツ２　顧客に興味を持ってもらうタイトルをつける

ビジネスメールを送信する時には、件名でメールの内容が分かるようにするというマナーがありますが、問い合わせフォーム営業ではタイトルで内容が全て分かってしまうと、本文を確認してもらえないことがあります。問い合わせフォーム営業のタイトルには、顧客の興味を引きつつ、内容をはっきり表現しない書き方にすると良いでしょう。具体的には「〇〇についてのご相談」などが良く、直接関わりのある担当者名が分かっているのなら、宛先の担当者名も記載してください。相手の興味を引きたいからと言って、あまりに突拍子もないようなタイトルをつけてしまうと、失礼にあたりますので注意しましょう。

コツ３　自己紹介と連絡した意図を伝える

問い合わせフォームから営業メッセージを受け取った相手は、少なからず送信先に不信感や困惑を抱いています。自分が何者であるかをはっきりと記載し、なぜアプローチをしているのかという連絡の意図を文頭で明らかにしましょう。熱意を込めるあまりに長文になってしまうと、最後まで読んでもらえない可能性がありますので、できる限り簡潔な文章にします。

コツ４　顧客が得られるメリットを伝える

連絡の意図からつながる部分ですが、自社の商材を導入することによって顧客が得られるメリットを伝えます。メリットの説明には抽象的な表現は避け、数字を使った明確なアピールをしてください。例えば「他社ではHPの閲覧件数が15％UPしたという実績があります」「受注数が導入後20％以上UPした企業が〇〇件あります」などです。このような表現にはインパクトと説得力があり、顧客に商材のメリットが明確に伝わるでしょう。

コツ５　次にとって欲しいアクションを提示する

問い合わせフォーム営業によって顧客の興味を得られたとしても、次に何をすれば良いのかが分からなければ、多くの顧客はそこで留まってしまいます。「ぜひ一度お打ち合わせのお時間をおいただけますと幸いです」などの一文を入れ、連絡先を記載したり、資料請求を促したりするなどの次のアクションを明らかにしておきましょう。

コツ６　クレーム対応を考えておく

問い合わせフォーム営業をしていると、問い合わせフォームを営業に使わないで欲しいなどのクレームを受けることもあります。クレームがメール、電話のどちらの場合でも、迅速な対応が出来るようにしておきましょう。また、クレームのあった顧客に再度メッセージを送ることがないよう、しっかりと情報共有をすることも欠かせません。