アポイントの取り方とは？電話、メールで成功するためのコツ
全ての営業活動はアポイントを取ることから始まります。つまり、全ての営業担当者にとって、営業成績を上げるためにはアポ取りは避けられないステップなのです。
しかし、アポイントを取ることは相手との関係性により難易度が変わります。
「どうすれば上手にアポイントを取って契約に結びつけられるのか？」
「電話とメールのアポ取りの違いと、それぞれの注意点は何？」
この記事では、そのような悩みや疑問を解決します。
この記事を読むことで、下記のことを知ることができます。
・アポイント率を上げるコツ
・電話でのアポ取りのポイント
・メールでのアポ取りのポイント
それでは早速見ていきましょう。
アポイントとは？
アポイントとは、英語のアポイントメントの略で、「面接や面会の約束」のことを指します。「アポ」と略されて使用されることが多いです。
営業活動をする際には、顧客や取引先に前もって、面会の約束を取ることが原則ですね。「商談の約束を取り付ける」「面会の予約を入れる」、このようなことを「アポ取り」と呼びます。
アポイントは電話で行うことが基本です。電話でアポイントを取ることを「テレアポ」といいます。
しかし、取引先の担当者や顧客が不在だった場合はメールを使うこともあります。
なぜアポ取りが必要なのか？
アポ取りが必要な理由は見込み顧客を作るためです。
そのような見込み顧客に自社のサービスや製品について説明し、魅力を理解してもらうには時間が必要です。
アポ取りをしないで直接相手企業に向かうと、まとまった時間を取ってもらえない可能性が極めて高いでしょう。場合によっては門前払いを受けて、話を聞いてもらう時間すら取ってもらえないこともあります。
そのため、事前に相手に電話やメールを通して連絡をしてアポ取りをしておくことで、時間を確保してもらえるだけでなく自分の時間を無駄にせずに済むのです。
アポイント率を上げる一番重要なコツ
ベテランであっても、多くの営業担当者がアポ取りを難しいと感じています。
アポイント率を上げるためのコツは下記の通りです。
・声色で感情を伝える
・自社の商材について興味を持ってもらう
・記録に残しておく
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
声色で感情を伝える
直接相手と対峙して話をするのとは違って、電話は相手の顔や表情が見えづらいためコミュニケーションが難しいです。
テレアポではついついアポを取ることに意識が集中してしまい、早口になってしまったり機械的な話し方になってしまいます。
電話でのコミュニケーションは、相手に顔を見せて表情や感情を見せることができない分、声色を通して感情を伝えてください。
この際、笑顔で電話することがおすすめです。自然に声が明るくなり、相手に良い印象を与えることができるでしょう。
自社の商材について興味を持ってもらう
アポイントの成功率を上げるポイントはあなたの会社の商品やサービスが、相手の企業にとって魅力的で、利用することでメリットがあると感じさせることです。
そのためには自社製品やサービスの魅力をわかりやすく、簡潔に電話上で伝える必要があります。
そのため電話上であたふたしないためにも、相手に電話をする前にセールストークを用意しておくとスムーズに話をすることができるでしょう。
しかし、上記にもありますが声色に感情を込めて話すことが大切です。セールストークの台本を作って読み上げてしまうと、機械的な話し方になりがちなので気をつけてください。
記録に残しておく
テレアポをする前後で記録を取りましょう。
まず、アポ取りの電話をする前に電話をかける相手の情報をまとめてください。必要な情報は下記の通りです。
・企業名
・住所
・電話番号
・業種
・会社のホームページのURL
そして電話をかけた後は、日時、担当者の名前、そして電話で話した内容をまとめます。
このように記録をとっておくことで、もし相手企業の担当者が不在で電話が繋がらなかった場合、時間をあけてから再びテレアポを取るといったことができるでしょう。
電話でアポイントを取るコツ
電話でアポイントを取るコツは下記の通りです。
・自社商品・サービスの期待値を確認する
・事前に相手企業のリサーチをしておく
・電話した理由を伝える
・内容を簡潔に伝える
・アポイントの日時は具体的に提示する
・スケジュールの設定の主導権を握る
それではそれぞれのコツについて解説していきます。
自社商品・サービスの期待値を確認する
自社商品・サービスの期待値を確認するというのは、「自社の商品やサービスが、顧客にどれほど期待されているかの確認をとる」ということです。
例えば、期待値が低い商品やサービスについて電話で100%の熱意を持って伝えても、相手の心を動かすことはできません。また、逆も然りです。期待値が非常に高い商品やサービスであるのに、電話で熱意が伝わらない話し方をしても相手にその製品やサービスの魅力は伝わらないでしょう。
自社商品やサービスの期待値を知っておくことで、どのようなテンションで相手に話せば良いかわかります。
事前に相手企業のリサーチをしておく
相手にアポ取りの電話をかける前に、相手企業についてホームページなどを活用して少し情報を入手しましょう。
相手の企業について知識があることで、相手企業の課題が見つけられ、適切なソリューションを提示することができるはずです。そして、事前にリサーチしたことが相手に伝われば、相手もあなたの熱意に心を動かされる可能性があります。
電話をした理由を伝える
相手に電話をかけたら、まずは電話をかけた理由や用件を必ず先に伝えるようにしてください。
その理由や用件を聞いて、相手はあなたの会社の製品やサービスについてもっと知りたいのかそうでないのかを判断します。
もしあなたの会社の商材に興味がなければすぐに断るでしょう。断られることであなたは落ち込んでしまう可能性がありますが、時間の節約になったと前向きに捉えてください。
いくら熱心に相手に自社製品やサービスの魅力を伝えても、相手が興味を持っていなかったりニーズがない場合は、時間と労力が無駄になるだけだからです。
気持ちを切り替えて次の電話をしましょう。
内容を簡潔に伝える
相手に電話した理由や用件を伝えた際に、相手がもっと話を聞きたいという姿勢を示したり、あなたに質問をしてきた場合は「脈アリ」です。
次にやることはあなたの商品やサービスの魅力、セールスポイントについて1分ほどでプレゼンすることです。
1分という時間がポイントです。長すぎず、短すぎない時間です。
この1分で相手はあなたに会いたいかどうかについて最終的な判断を下します。
アポイントの日時は具体的に提示する
1分間のプレゼンの後に相手が興味をもち、食いつきを感じたらアポ取りをしましょう。
その際には「ぜひ、直接お会いしてもっと具体的にお話をしたいです」「Zoomなどのオンラインでお話をして、資料をお見せしたいです」と伝えます。
相手が承諾したら日時の決定をします。
相手も忙しいです。日時の候補をいくつか提示して、相手選んでもらいましょう。
スケジュールの設定の主導権を握る
アポイントの日時を決める際は、相手ではなくあなたが主導権を握るようにしましょう。
つまりアポイントのスケジュールを決める際に、相手に「いつにしますか？」と決定権を委ねるのではなく、「○月◯日の15時と◯月◯日の11時のどちらの方が都合がよろしいですか？」と選択肢を狭めた状態でアポイントの日時の設定をするということです。
アポ取りの主導権を握ることができないと、他社とのアポイントの設定ができなくなってしまいます。
スケジュールの設定で主導権を握ることで、効率的にアポ取りを行いましょう。
メールでアポイントを取るコツ
メールでアポイントを取るコツは下記の5点です。
・件名を工夫し開けたくなるようにする
・メールを送った理由を明確に伝える
・日程調整を簡単にできるようにする
・それぞれの顧客にあった資料を添付する
・アポイントまでの導線をわかりやすくする
それでは、それぞれのポイントについて見ていきましょう。
件名を工夫して開けたくなるようにする
メールでのアポ取りで最も重要なポイントが、メールの件名です。
相手は非常に忙しいです、見知らぬ人や企業からきたメールを読むための時間がありません。そのようなメールの多くが未開封に終わることが多いです。
そのため、魅力的で、相手の興味を引くような件名をつけることで開封率が高まります。相手が「読んでみよう」と思えるようなタイトルをつけることを心がけましょう。
メールを送った理由を明確に伝える
メールを開封されたら終わりではありません。次のステップは相手にメールを全て読んでもらうことです。
件名の次に重要なのが、メールの最初の3行です。
最初の3行に下記のようなことを書いておくことをおすすめします。
・メールを送った理由
・何をアピールしたいのか
・このメールを読むことのメリット
日程調整を簡単にできるようにする
アポ取りのメールの目的は、メールを送って相手に読んでもらうことではありません。商談の機会につなげることです。
そのため、メール上でアポイントの日程調整をする必要があります。
メールに「ぜひお会いさせていただきたく、つきましては下記の日程よりお会いできる日はありますでしょうか？」と書き、テレアポの時と同様に、面談するための日時の候補をいくつか挙げるようにしましょう。
それぞれの顧客にあった資料を添付する
アポ取りのメールに添付した資料を相手が読んでくれた場合、アポ取りの成功率がグッと高まるでしょう。
わざわざ資料を開いてくれた相手があなたの会社の商材に興味を持つように、それぞれの顧客にあった資料を添付するようにしてください。
そのためには上記にもありますが、アポ取り前に行う相手企業のリサーチが必須です。相手が抱える課題や悩みを見つけ出しましょう。
アポイントまでの導線をわかりやすくする
相手がアポイントを取りやすくなるように心がけてください。
例えば、相手に「いつにしますか？」と決定権を委ねるのは良くないです。相手がスケジュール帳を見て、いくつか候補日を考慮する必要性が出てきますし、その後あなたに返信をするという手間が出てきてしまいます。
日程調整はあなたの方からいくつか候補を出した上で、メールに簡単な表を添付します。その際、相手が◯をつけて返信すれば良いだけの状態にしておくことで、相手に与える負担を軽減しアポイントの導線を分かりやすくできます。
気をつけたい注意点
ここではテレアポで気をつけるべきポイントについて解説します。
電話アポイント前の注意点
相手が迷惑に思わないタイミングでかける
テレアポはこちらが電話をして、要望を伝えるという一方的なコミュニケーションです。
相手の心象を損ねないようにするためにも、相手が迷惑に思わないタイミングで電話することを心がけてください。
例えば、始業直後、昼休みの時間帯、そして終業時刻の直前は相手がバタバタしており、忙しく、あまり話ができないタイミングです。このような時間に電話をするのは避けるべきでしょう。
一般的には、午前10〜11時、または午後16〜17時がテレアポに最適な時間帯であるとされています。
他にも月末や週明け、相手が繁忙期である時期などのタイミングもテレアポには不適です。
可能であれば、相手企業の業種や職種についてリサーチし、相手に時間も心も余裕があるタイミングで架電しましょう。
このようなタイミングで電話をするだけでもアポイントの成功率は高まりますよ。
好印象を与えるための話し方を心掛ける
電話では相手の顔や表情が見られないため、声や話し方だけで第一印象が決まってしまいます。
声のトーンを高くして明るい声を出し、ハキハキと話すように心がけましょう。
顧客との過去のコンタクトをリサーチする
顧客と過去に接触した履歴があるか調べましょう。
過去にコンタクトを取った履歴がある場合は、架電するベストなタイミングを掴めたり、自社製品やサービスに対する需要があるかどうかを知るための手がかりになるからです。
電話が繋がった後の注意点
第一印象を悪くしないために警戒心を解く
ご自身の経験があるかもしれませんが、見知らぬ人からの電話は警戒心や不安を抱くものです。
機械的に話し始めたりいきなり営業トークに入ると、相手は心を閉ざしたまま電話を切ろうとするでしょう。
まずは、第一印象を悪くしないためにも、顧客の警戒心を解くことを心がけてください。
なぜ電話をしたのか理由を伝える
見知らぬ人からの電話に対して警戒心を持つ相手の警戒心を取り除くためには、「誰からの電話」で「どんな用件」で「なぜかかってきたのか」を相手に知らせることが大切です。
特に「なぜ」の部分は非常に重要なので、相手と会話してなるべく早い段階で相手に伝えるようにしましょう。
明るいトーンでゆっくり会話を進める
電話で相手と話をしている間はずっと明るいトーンで、ゆっくり会話を進めることを心がけてください。
明るくゆっくり話すことで相手に落ち着いた印象を与えることができますし、相手にとっても聞き取りやすく、安心することにつながるからです。
具体的な時間を提示してアポイントを取る
「少しお時間をいただけますか？」「短い時間で構わないのでお話を聞いていただけますか？」、あなたはこのようなフレーズを使っていませんか？
このような曖昧な言い方ではなく、「5分」「30分」など具体的な時間を提示することで、相手を思いやることにもつながります。
押し付けるような話し方をしない
テレアポに慣れていないと、ついつい相手に電話を切られてしまう前に、早口で押し付けるようなトーンで、自社の製品やサービスについて紹介してしまいがちです。
このような話し方をされると逆効果で、相手は押し付けられたように感じてしまい、ますますあなたの話に聞く耳を持たなくなるでしょう。
一方的に話をしたり、商品やサービスの話を長々としないように気をつけてください。
話は長くならないようにする
相手も忙しい中あなたの電話に答えてくれています。長々と電話をして、相手の時間を奪わないように考慮するべきです。
また、長電話は相手に悪い印象を残すことにもなります。
簡潔に営業トークをまとめるように心がけましょう。
詳細を伝えすぎない
最初の電話の段階であまりにも詳しい情報を伝えてしまうと、相手に「直接会うまでもない」と思わせてしまうこともあります。
そのため、電話ではあまり詳細を伝えすぎないことをおすすめします。
日程調整までの注意点
日程調整などのクロージングに徹する
アポイントを取る際に大切なことは、営業担当者が商談で必要になる顧客の情報と商談の日程などの確認に徹することです。
相手が希望する日程になっているか、そして本当にその日時で大丈夫なのかをよく確認するようにしましょう。
また、電話の段階で商談に必要になりそうな道具や資料の目星をつけておくと、商談で話をスムーズに進め、契約にたどり着きやすくなります。
担当者の名前、部署名などを確認する
電話を切るまでに下記の情報を必ず確認しておきましょう。
・担当者の氏名(フルネーム)
・部署と役職
・顧客が抱えている課題、困っていることやニーズ
・競合他社の製品やサービスの利用状況
最低限このような情報を入手しておくと、商談の準備もやりやすくなるはずです。
お礼は必ず忘れない
相手はあなたの電話のためにわざわざ時間を割いてくれています。必ずお礼を言うことを忘れないでください。
お礼はアポが取れなくても必ず言うべきです。今回アポが取れなくても、将来的に取れる可能性もあるからです。
お礼の有無で相手に対する印象も変わります。気をつけてください。
まとめ
今回の記事では電話とメールでのアポ取りのポイント、注意点についてご紹介しました。
アポ取りを成功させるためには、事前準備と相手の立場に立った話し方やトーンが重要になってきます。
こちらの記事に書いてあるポイントを参考にしながらアポ取りの電話をすると、アポイント率を上げることにもつながるでしょう。