上手に伝わる話し方の7つのコツ話すのが上手な人の特徴と今すぐできること
仕事を教えてくれるときにいつも分かりやすく伝えてくれるあの人みたいになりたい、会議・プレゼン・上司への報告時に伝えたいことがきちんと伝わる話し方をしたい、と思っている方は多いのではないでしょうか。
仕事をする上でも生活を送る上でも大切な「伝える」ということ。簡単そうに思えて意外と上手に何かを伝えることは難しいものです。
この記事では、「伝えたいことを伝えられる話し方」を身につけたい人に向けて、伝わる話し方のコツ、話の得意な人・不得意な人の特徴とその対策を解説します。伝わる話し方とはどんな話し方なのかを知り、誰もがわかりやすいと思える話し方を身につけてください。
伝わる話し方の7つのコツ
伝わる話し方のコツを7つ紹介します。
- 何を伝えたいのかを明確にする
話すときには、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込みがちですが、聞き手の記憶に残る量はそれほど多くありません。何を伝いたいのかを明確にし、要点を1〜3点に絞りましょう。
何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めましょう。
- 情報量を増やし過ぎない
情報量を増やし過ぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにしましょう。話は「導入」「本論」「結び」で構成します。導入で聞き手の関心をつかみ、本論で内容を伝え、結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。情報量を増やし過ぎて、伝えたいことがぼやけてしまわないように気をつけましょう。
- わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝える
わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えましょう。関係のない無駄なことを長々と話すことは避けるべきです。「伝えたいことは一つです」など、結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。
- 5W1Hを考慮し論理的な構成で話す
論理的に物事を伝えるために、「5W1H」を考慮した構成で話すと効果的です。「いつ（When）」「どこで（Where）」「だれが（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どうやって（How）」が、要素として必ず入っているかを確認しましょう。
- 自分の意志は必ず伝える
ビジネスにおいては、事実だけではなく自分の意志も伝えることが大変重要です。たとえばミス発生時に、ミスの現状や原因だけを伝えるのではなく、「自分はどう解決するか」という意志を伝えましょう。単なる報告だけではなく、自分の意思を伝えると、聞き手にいいたいことが伝わりやすくなります。
- 具体例を織り込んで話す
具体的を織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。たとえば、期日を「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、相手にもほかの業務があるので、期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。「できるだけ早く」とは具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。
- 相手の理解度を確認しながら話す
相手がどの程度理解できているかを確認しながら話しましょう。一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手には伝わりにくいことがあります。聞き手が興味をしめしているかなどを観察しながら話すことをおすすめします。相手の理解度が低い際には、自分の伝え方を見直しブラッシュアップを努めましょう。
話すのが得意な人の話し方
話すのが上手な人の話し方を紹介します。
- 記憶に残りやすい言葉を選んでいる
話すのが上手な人は、記憶に残りやすい言葉を選び話しています。必要以上に専門用語などの難しい言葉を並べ立てると、分かりにくく伝わりにくくなります。
- 聞き手に共感してくれているのがわかる
話すのが上手な人は、聞き手に共感してくれているのがわかるため、話が上手く伝わります。一方的になりがちなコミュニケーションは相手に伝わりにくいです。聞き手に合わせて態度や表情を変えていることは、聞き手にも伝わり、話を受けとめられやすくなります。
- 例え(たとえ)話がわかりやすい
話すのが上手な人は、難しい話をするときに、たとえ話を交えながら話しています。単調になりがちなトークの合間にたとえ話しを入れることで、聞き手の興味を引けます。
話すのが苦手な人の話し方
話すのが下手な人の話し方を紹介します。
- 情報量が多すぎて、何を一番伝えたいのかわからない
話が下手な人は、伝えたい情報量が多すぎて、何が伝えたいのかがわからない、などと聴き手に思われることが多いです。伝いたいことを絞らずに、思いついた順に次から次へと話してしまう傾向があります。
- いきなり説明し始め、自分の言いたいことだけを話す
話が下手な人はいきなり説明をし始め、自分のいいたいことだけを話していることが多いです。相手の興味などを気にせず、自己アピールをしてしまうため、聞き手の心に響かないことが多いです。
- 話すことに必死で、聞き手が見えていない
話が下手な人は、話すことに必死で、聞き手の反応が見えていないことが多いです。聞き手が理解できているか、自分の話に興味を持っているかの判断をする余裕がないことなどが原因です。緊張感、話下手だという劣等感などがあると、会話するときに余裕がもてないのです。
上手く伝えるために今すぐできる事
話を上手く伝えるために、今すぐできることを紹介します。
- 言いたいことを一言で伝える練習をする
話し上手な人は、いいたいことを一言で伝えられます。話を短くする、一番伝えたいことを最初に話すなど、いくつかのポイントを意識することが大事です。日ごろから練習をしておくことをおすすめします。
- わかりやすい例え話リストを作っておく
自分の体験談など、身近な話題でわかりやすいたとえ話を織り交ぜると、話が伝わりやすくなります。普段から自分や他人の体験談、有名人の名言など、いいと思った話は記録し、リストをつくっておくことをおすすめします。
- 相手の気持ちに共感する習慣をつける
聞き上手は話し上手などともいいます。日常的に会話をするときなどに、相手の気持ちに共感する習慣をつけるとよいです。相手の気持ちを理解し、その時の状況にあった会話を続けることが重要です。
まとめ
ビジネスにおいて話を上手く伝えるためのコツを紹介しました。伝えたいことを明確にし、情報量をしぼり、わかりやすくシンプルな言葉で伝えることが大切です。たとえ話などを織り交ぜ、相手の理解度を確認しつつ伝えることを心がけるとよいでしょう。